Hoewel de waarde van nieuwsbrieven evident is, kan het opstellen ervan erg tijdrovend en onnodig kostbaar zijn. In het geval van Mediahuis, waar wekelijks maar liefst 35 nieuwsbrieven de deur uitgaan, was hier een enorme verbeterslag te maken. Dit proces was volledig handmatig (eentonig) en vergde enorm veel tijd (gemiddeld 60 uur per maand), waardoor het proces ook erg duur was. Zo werd de e-mailcontent handmatig door Mediahuis aangeleverd en door ons verwerkt in separate nieuwsbrieven voor verschillende labels. De bijbehorende productinformatie werd dan wel uit Channable opgehaald, echter diende voor het ophalen van deze informatie deze feeds wel handmatig opgebouwd te worden. Ter controle werd voor elke nieuwsbrief manueel een testmail naar de klant verzonden. Na akkoord konden de e-mails (wederom handmatig) ingepland worden. Kortom: een tijdrovende klus. 

Het doel was om nog maar 10% van de tijd die we normaal besteden, te hoeven gebruiken voor het verzenden van de nieuwsbrieven. Hoe hebben we dit gedaan?

Voor Mediahuis hebben we de tijdrovende stappen van het nieuwsbrief proces geanalyseerd en kansen en uitdagingen geïdentificeerd. Als webshop wil je natuurlijk wel zélf bepalen welke producten je onder de aandacht van jouw klanten wilt brengen. Het proces is dus volledig geoptimaliseerd en geautomatiseerd, terwijl Mediahuis nog steeds de controle behoudt. We hebben een proces ontwikkeld waarbij de 35 nieuwsbrieven per week zich voor 90% zelf opbouwen:

• Mediahuis verzamelt product-ID’s en content (zoals onderwerpregels) voor alle nieuwsbrieven in één enkele online Google sheet.
• Deze sheet is rechtstreeks gekoppeld aan hun E-mail Service Provider (ESP).
• De content wordt automatisch in de juiste nieuwsbrief (voor het juiste label) ingeladen.
• De onderwerpregel wordt automatisch gemaakt en ingevoegd.
• De productinformatie wordt automatisch in de juiste nieuwsbrief (voor het juiste label) ingeladen dankzij een Channable productendatabase koppeling, die alle product eigenschappen (zoals titel, foto en prijs) toevoegt aan de product-ID’s.
• Ter controle wordt 3 uur voor nieuwsbrief verzending een testmail verstuurd naar Mediahuis.
• Na akkoord wordt de mail automatisch ingepland voor verzending.

Het vernieuwde nieuwsbrief proces heeft geleid tot aanzienlijke tijdsbesparing voor zowel het handmatig aanleveren van input als het controleren van de e-mails bij Mediahuis. Het handmatig draaien van de productfeed is geëlimineerd. Bovendien zijn de externe kosten voor het verwerken van de input, het sturen van testmails en het inplannen van nieuwsbrieven verdwenen.

Kortom: een enorm groot deel van het handmatig werk is verleden tijd. Per week wordt er 14 uur bespaard aan het maken van de nieuwsbrieven. Dit resulteert voor Mediahuis in een besparing van maar liefst €64.800 per jaar. Daarnaast is het proces geoptimaliseerd waardoor het proces veel minder foutgevoelig is.